Comment rédiger un bon brief ?

Au cours de vos projets, vous avez certainement déjà été confronté(e) aux situations suivantes : un brief incomplet au démarrage, trop ou pas assez d’informations, un brief qui n’en finit pas de se nourrir au fil du projet… Tant de situations frustrantes et chronophages qui mettent en péril son bon avancement.  

Un bon brief de départ est la garantie de la réussite d’un projet.  À l’image de l’architecte qui suit la construction d’une maison selon un plan, une équipe ne peut se lancer dans un projet sans faire au préalable un état des lieux et déterminer les objectifs à atteindre. 

Comme son étymologie latine _brevis_ (« bref, court ») l’indique, un brief doit être clair et concis. Il doit permettre à vos interlocuteurs d’en comprendre les tenants et les aboutissants, tout en allant à l’essentiel. Avec lui, vous devez leur donner envie de s’impliquer dans le projet et d’avoir une vision très claire du sujet.  

Le brief est fait pour cadrer le projet et en assurer le meilleur déroulement. Il fait office de garde-fou et permet de ne pas perdre de vue la vision globale sur la durée du projet. 

Voici quelques exemples de questions que vous pouvez vous poser pour identifier les ressources humaines et matérielles à votre disposition avant le début du projet : 

– Quel est l’objectif ? 

– Quel est le contexte et la visée du projet ? 

– Qui sont les acteurs du projet ? 

– Qui sont les cibles ? 

– Que souhaite-t-on obtenir ? 

– De quels moyens disposons-nous ?

– Qui souhaite-t-on impliquer ? 

Un brief clair et soigné est la preuve de votre investissement et de votre motivation vis-à-vis du projet. C’est un outil à fort potentiel de communication car il est partagé avec l’ensemble des parties prenantes. À travers lui, vous montrez que vous êtes concerné(e) par le sujet. Il est donc important de soigner votre message, aussi bien sur le fond que sur la forme. Investir du temps dans un brief, c’est montrer son importance aux différentes équipes qui travailleront à vos côtés, et que vous attendez d’elles une implication.

Un brief permet de mettre au clair les rôles de chaque acteur du projet et d’éviter ainsi des malentendus dus à l’attribution des tâches. Fini la perte de temps et les quiproquos pour savoir qui est chargé de faire quoi.  Le projet peut se dérouler calmement sur la base d’une relation de travail saine et posée. 

Les 3 ingrédients-clés d’un bon brief sont : 

– La précision : être complet et pertinent 

– L’efficacité : délimiter les objectifs de façon concise 

– La promesse : savoir engager et motiver les équipes 

L’objectif est de rassembler le plus d’éléments possible sur le contexte et les enjeux du projet.

Les objectifs : que souhaite-t-on obtenir ?

Quelle est la mission ? Quels sont les objectifs du projet en termes de création de valeur et de KPIs ? 

Les ressources : qu’avons-nous ?

Vous pouvez définir le contexte du projet en étudiant son historique, son écosystème, ses forces et ses faiblesses, son environnement technique, son budget…

Au-delà du projet, vous renseigner sur des projets similaires déjà existants peut s’avérer riche pour se doter d’informations et vous aider à prendre du recul sur votre projet.

Les acteurs du projet : qui souhaite-t-on impliquer ?

Identifiez l’équipe décisionnaire qui validera, et l’équipe opérationnelle.

Les cibles : à qui s’adresse-t-on ?

Vous pouvez partir de données disponibles pour définir et dresser les cibles de votre projet. Les analyses d’audience et d’usage, et les données récoltées lors de la recherche utilisateur vous permettront de dresser des _personas_ et des profils-clés.

Il est possible que vous n’ayez pas tous les éléments sous la main à la création du brief. Pas d’inquiétude, mais n’oubliez pas de compléter votre brief dès que vous avez ces informations.

Essayez de le résumer en une phrase simple. Elle doit être succincte et reprendre les axes principaux du projet de façon à ce qu’en la lisant, tous les collaborateurs aient un concentré de l’enjeu du projet. Plus elle sera concise, plus elle sera facilement mémorisable et validée de tous. Pour vous aider, vous pouvez suivre par exemple le modèle suivant :  

Pour nos _[clients/utilisateurs]_, afin de _[leurs besoins]_, nous proposons _[valeur]_ afin de _[enjeu pour l’entreprise]_ qui nous permet _[critère de succès]_.