Dématérialisation : retour d’expérience des agents et des dirigeants de proximité

SNCF mise sur la dématérialisation des process de maintenance et de la documentation pour construire une base solide dans sa transformation digitale. En marge du déploiement des programmes nationaux pensés pour toutes les familles de métiers du groupe comme DSMAT ou DIGIDOC, les dirigeants de proximité (DPX) constatent très souvent des besoins locaux rencontrés par leurs équipes, notamment concentrés dans leurs workflows et processus métier.

Dans ce cadre, l’approche des solutions « clé en main » est intéressante : elle permet de générer facilement des applications métiers qui fournissent des fonctionnalités de type _workflow_, formulaire ou reporting. Les équipes invitées à ce retour d’expérience en sont des témoins. Le but ? « Dresser un panorama des initiatives menées par les projets SNCF », selon Remy Pruniaux de la Fab et organisateur de l’événement, « pour s’inscrire dans une vision transverse et faire émerger des cas d’usage autour de la dématérialisation ».

Entre 2007 et 2012, la direction régionale d’Ingénierie & Projets de Nancy (SNCF Réseau) a compté plus de cinquante glissements de terrain le long des voies du secteur. Suite à chacun de ces événements, des travaux de maintenance ont été menés. Les agents ont été dépêchés pour réaliser des tournées terrain. Une rigueur absolue est requise pour ces opérations : chaque étape doit faire l’objet d’une saisie dans un rapport journalier des chantiers.

La réalisation manuelle de ce rapport étant longue, la direction régionale a mis, dès 2014, une solution de suivi dématérialisée à la disposition de ses agents. Baptisée Kizeo, elle propose différentes formules pour des besoins spécifiques, « les rapports et avenants produits sur le terrain sont désormais envoyés aux unités concernées le jour même durant les tournées », explique Regis Vilmus, chef de projet digital et innovation au sein d’Ingénierie & Projets .

Après 400 rapports et attachements restitués sur les chantiers, le dispositif est aujourd’hui considéré comme « robuste, intuitif et fiable » par le chef de projet et ses équipes. Côté Maintenance & Travaux (SNCF Réseau), les activités concernent davantage la formation des trains, mais les enjeux de dématérialisation restent identiques. Début 2017, une solution appelée Ermeo a été déployée chez Infrapole Paris Sud : « elle nous fournit une traçabilité idéale dans nos opérations quotidiennes, et nous permet de gagner en productivité et réactivité », s’enthousiasme Martin Charlemagne, DPX de l’équipe.

A la différence des solutions locales développées en partenariat avec les startups comme Ermeo et Kizeo, il existe aussi des plateformes technologiques internes au groupe afin de créer des outils ad hoc de dématérialisation.

Grâce à PowerApps, une application présente dans Office 365 de Microsoft, les équipes des technicentres Bourgogne Franche Comté à Dijon et Bischeim à Strasbourg, ainsi que celles de TER Auvergne Rhône-Alpes, ont pu créer une bonne quantité d’applications parfaitement alignées aux besoins métiers. Intégré à la suite 365 et Connecté au système d’information du groupe SNCF, ce portail permet de créer des applications nativement compatibles aux supports de dématérialisation précédemment déployés. « Nos agents peuvent les utiliser sur leur MATMobile », confirme Icham Achab du Technicentre de Bischeim.

Par ailleurs, ce portail propose une nouvelle façon de générer des applications sans avoir à écrire des lignes de codes. Une fois les applications créées, elles sont reliées aux autres services de la suite comme Excel ou SharePoint. A chaque utilisation, les agents participent à générer de nouvelles données qui pourraient aider à avoir de meilleurs « insight » sur les process métier. « Nous pouvons aller jusqu’à très loin dans cette révolution », Ludovic Malondra de la Traction TER Auvergne Rhône-Alpes se projette vers le futur.

Quel sera l’avenir de la dématérialisation au sein du groupe SNCF? Une chose est certaine : les différentes solutions actuellement utilisées dans des équipes doivent passer à grande échelle. C’est pourquoi la Fab Open Innovation, à travers ce retour d’expérience, fait réfléchir sur la façon de diffuser les bonnes pratiques locales au niveau des métiers.