Digi.5 : l’application de management visuel au service de l’Excellence Opérationnelle

Les réunions 5’ d’équipe permettent de faire le point, souvent quotidiennement, sur les résultats réalisés et de créer les conditions pour anticiper et réussir la suite. Sur la base du management visuel, ce rendez-vous doit permettre de visualiser rapidement la performance et les difficultés via plusieurs indicateurs, en matière de sécurité et de qualité par exemple. Ce rendez-vous joue un rôle clef dans l’Excellence Opérationnelle, mais toutes les équipes ne sont pas forcément sur place pour y participer.

« _Le temps de déplacement pour faire venir les équipes serait du gaspillage, et ce sont des moments où il faut être au plus proche de la production. Il est donc inefficace de donner rendez-vous au siège pour ensuite retourner chacun sur son lieu de travail_”, explique Nicolas Tio, Responsable du Pôle Amélioration Continue & Communication. Les responsables de pôle sont au siège, mais les responsables d’unité opérationnelle sont sur d’autres sites, dont Mulhouse. “_Nous avons donc cherché une solution pratique et opérationnelle pour avoir malgré tout un support pour ces réunions_.”

Auparavant tout se faisait par visioconférence, mais ce système s’avérait peu satisfaisant au regard des besoins de communication des informations.

Si une application externe a dans un premier temps été testée, Nicolas Tio en a rapidement vu les limites, notamment en termes de coûts et de manque d’automatisation des flux de données. Il lance alors la réflexion pour façonner un outil au plus près des besoins du terrain. Les retours des managers sur l’appli testée lui ont permis de nourrir ses réflexions.

 « _Notre alternant a commencé à développer « en agile », au fur et à mesure que le cahier des charges s’étoffait_ », indique Nicolas Tio. Une première version a vu le jour en deux mois, puis a évolué au fil des semaines d’utilisation, durant six mois.

De l’ergonomie intuitive pour concevoir un tableau de management visuel, et la possibilité de partager des indicateurs : l’application structure la réunion et facilite la communication. L’application permet de partager en temps réel les mêmes informations sur un support « responsive » (c’est à dire qui adapte automatiquement l’affichage sur PC, smartphone, tablette) avec une mise à jour dynamique et simultanée par plusieurs personnes.

L’accès à l’application est ouvert et, dans un esprit de transversalité, les fonctionnalités ont été conçues pour être personnalisables, afin de répondre aux divers besoins des métiers, comme ceux des managers.

L’appli développée par le Technicentre Alsace séduit également Xavier Girard, Chef de département Excellence Opérationnelle à la Direction Industrielle. Il prend alors le relais pour passer à une phase d’industrialisation. “_L’enjeu stratégique était de faire connaître cette application que l’on a baptisée « DIGI.5 », et de la pérenniser pour l’ensemble du Groupe, au service de l’animation de la performance et des 3 fondamentaux (Sécurité, Robustesse, Information Voyageurs)_”, indique-t-il.

Ce sont aux équipes DSI Matériel du 574 Lyon qu’incombe l’industrialisation de l’application dans les standards SNCF en termes de stockage, accès et de sécurité. Il s’agit également d’assurer la maintenance et des évolutions régulières de l’outil.

Pour cela, un sprint est en place toutes les trois semaines pour intégrer de nouvelles fonctionnalités en fonction de besoins formulés par les utilisateurs via le groupe Yammer dédié.

En 2019, avec les développements prévus, l’application devrait enrichir ses fonctionnalités (personnalisation, modèles, affichage direct d’indicateurs) et davantage connectée aux outils d’Office 365  (données Sharepoint ou Excel). Depuis le lancement de la version industrialisée en octobre 2018 de DIGI.5, le nombre d’utilisateurs réguliers ne cesse d’augmenter et vient de dépasser les 5 000. Cela représente donc aujourd’hui plus de 600 équipes dans tout le Groupe SNCF

Arrivée en décembre 2018, Agnès Chiroux prend le projet en marche, étant d’emblée séduite, et décide d’y apporter son soutien. « J’ai découvert l’application car mon prédécesseur avait proposé un chatmobil’idées spécifique au Matériel et DIGI.5 venait d’être mis en production. J’ai apprécié le concept et je trouvais intéressant que cette idée soit élargie au sein de tout SNCF. Dans le cadre de mon rôle de Digital Championne, j’en ai parlé aux équipes de e.SNCF pour que l’on valorise cette appli, qui va bien au-delà du Matériel. Nous avons proposé DIGI.5 sur le tchat de e.SNCF pour la faire connaître fin janvier. Je devais aussi m’assurer que DIGI.5 soit mise sur le portail d’applications SNCF, ce qui a été fait courant janvier.”