La méthodologie 3x3x3, l’accélérateur de la transformation digitale

Pourquoi avoir créé la méthodologie 3x3x3 ? « Pour affirmer nos valeurs : l’utilisateur au centre, l’accélération et l’agilité. Mais aussi pour affirmer notre capacité à travailler ensemble sur des projets transverses et montrer davantage de cohérence vis-à-vis des métiers », indique Déborah Lièvre, project management officer au sein de la Direction du Digital, tout cela dans le but d’apporter des réponses concrètes et rapides aux métiers, en évitant d’être orienté trop vite sur telle ou telle technologie. « Cette méthodologie nous a permis de poser un cadre et un vocabulaire commun entre les Fabs et faciliter leurs collaborations sur les projets multi Fabs », poursuit-elle.

La méthodologie 3x3x3 s’articule autour de cinq phases et tire son nom des trois premières qui ont été calibrées pour durer trois jours, trois semaines et trois mois. Il s’agit de « charges types », sur des jours non forcément consécutifs, permettant de définir un ordre de grandeur de durée des phases. Les durées sont évolutives selon la complexité du projet.

« Tout commence par la phase d’émergence pour passer d’un besoin à un projet qualifié » indique Déborah Lièvre. Selon elle, « cette phase, organisée par nos Digital Partners (relai entre le digital et les métiers), réunit une ou plusieurs Fabs, les équipes métiers et DSI. Trois ateliers sont mis en place pour calibrer le besoin métier :

– L’immersion nous permet d’aller à la rencontre du métier pour observer sur le terrain leurs irritants et définir les _personas_,

– Pendant l’inspiration, nous présentons au métier ce qui se fait dans le groupe et à l’extérieur sur le sujet,

– Puis vient l’idéation pour définir une proposition de valeur du projet et des KPIs. »

Un exemple concret est l’émergence réalisée sur la « refonte de l’expérience des volontaires de l’information ».

Celui-ci est un site de SNCF Voyages permettant aux salariés de s’inscrire aux sessions d’aide aux voyageurs dans les gares en situation de perturbation. Jusque-là, le site d’inscription n’était pas très ergonomique, et des problèmes d’instabilité se constataient. Après avoir identifié ce besoin de refonte, Voyages a fait appel à la Direction du Digital, qui a « appliqué la méthodologie à la lettre », d’après Julie Dupressoir, Cheffe de projet à la Direction du Digital. « Nous avons défini un responsable produit métier, un chef de projet digital, un expert métier, des utilisateurs et des bêta testeurs, puis un sponsor (Voyages puis FIRST), dès le début de l’émergence ». Finissant cette phase, l’équipe projet disposait en effet « d’une qualification des besoins, des caractéristiques générales du produit, d’un parcours utilisateur construit, et d’un maquettage validé par les utilisateurs », en témoigne la cheffe de projet. À noter que, selon le contexte, certains projets prennent fin après cette phase de trois jours.

Entre chaque phase, le comité « go/no go », organisé une fois par mois, liste les sujets prioritaires et vérifie que toutes les conditions sont bien réunies pour poursuivre les projets.  « À chaque changement de phase, on s’assure de l’implication des parties prenantes et du respect du budget. On vérifie la viabilité du projet, sinon, on stoppe. Le but étant d’amener un maximum de projets à l’industrialisation », développe Déborah Lièvre.

Avec la phase de cadrage, l’équipe projet est constituée (métier, DSI et digital) et cadre le projet dans toutes ses dimensions. À ce stade, c’est la Fab qui reprend la main, avec le chef de projet métier. L’équipe doit aboutir à une note de cadrage au bout de 3 semaines.

La troisième phase, dite de prototypage, permet de définir un produit minimum viable. Il s’agit de développer la solution et de la mettre en place sur un périmètre non fonctionnel, pour en tester le concept rapidement.

En phase de pré-industrialisation, on déploie la solution sur un périmètre ciblé mais restreint dans l’environnement technique réel, auprès d’un échantillon d’agents par exemple. Les retours ouvrent la voie à des ajustements. Si tous les indicateurs sont au vert -et c’est le cas du projet de la refonte des Volontaires de l’Information, dont le produit est déjà testé dans plusieurs gares-, la dernière phase, l’industrialisation, peut ensuite être lancée sur le périmètre global.      

« Après un an, nous tirons un bilan très positif de cette méthodologie, adoptée par nos quatre Fabs, et plus largement reconnue chez e.SNCF » déclare Déborah Lièvre. « Les projets se sont appropriés la méthodologie, et c’est un bon point de départ pour un fonctionnement en mode agile. Nous devons maintenant nous challenger sur la mise en place de plateau projet et sur le respect des timings ».