Sur Office 365, « La voix des SI est commune à celle de la direction Digital »

« _Il est important que les managers puissent bénéficier d’un accompagnement dans le cadre de la mise en place d’outils collaboratifs. Il faut en effet qu’ils puissent percevoir ce qu’ils vont gagner grâce à ces outils et nouveaux usages et comment tout cela va modifier leur façon de manager. Qu’ils puissent s’en saisir plutôt que de les subir. Et donc que notre organisation à tous devienne plus agile._», nous explique Simon Marchal, responsable projets Office 365 au sein du département Ingénierie & Cloud.

Ce travail d’accompagnement est réalisé conjointement par les équipes SI et celles du Digital. De Skype Entreprise à Sharepoint, en passant par le réseau social d’entreprise (RSE) Yammer, le projet de déploiement d’Office 365 offre aux salariés du Groupe de multiples outils digitaux sur-mesure. Embarquez avec Simon Marchal comme chef de bord !

Après une phase technique qui a duré deux ans, nous sommes maintenant capables de mettre à disposition les outils Office 365 à tous les salariés de SNCF et d’en mesurer leurs usages. À titre d’exemple, Yammer compte 38000 membres.

Aujourd’hui, nous travaillons pour créer une communauté d’utilisateurs – des référents internes à l’entreprise – qui vont pouvoir présenter en quoi ces outils sont utiles, et expliciter les usages dans des environnements métiers.

L’envie des managers et des agents est absolument cruciale pour que les résultats attendus, performance et engagement, soient au rendez-vous : donc donner de la visibilité sur les réelles plus-values de ces outils est primordial !

Cette aventure digitale a commencé dès 2015. En tant que SI, nous avons étudié les opportunités que pouvait nous offrir Office 365 à ce moment-là, en comparant les offres de Google, Microsoft et d’autres acteurs du marché.

La direction Digital a été créée à ce moment. Tout comme le Digital, nous étions particulièrement intéressés par le RSE Yammer qui fait partie d’Office 365. Pour sa mise en place, la direction Digital avait besoin de compétences internes pour l’implantation technique. La convergence s’est donc faite assez naturellement.

Très vite, notre collaboration nous a permis d’acquérir la conviction commune que si nous voulions que ces outils soient adoptés par le plus grand nombre et apportent des résultats, il fallait mener une transformation managériale, relative aux postures managériales et aux modes de relation entre collaborateurs, à tous les niveaux de l’entreprise.

Le but du projet est d’offrir des outils digitaux à tous les salariés du Groupe, sans contrainte ni limitation. Cela répond justement au constat que j’ai fait dans mon rapport d’étonnement réalisé quand j’ai été embauché en 2013 : les salariés du Groupe faisaient face à des difficultés régulières pour obtenir les outils nécessaires à leur travail.

Toutes nos équipes fonctionnent en mode collaboratif. Notre équipe de communication est fortement impliquée dans un échange avec l’équipe Digital, tout comme l’équipe « build » – pour évoquer les évolutions à venir, ou l’équipe « support » qui assure l’assistance aux utilisateurs le temps de faire monter en compétence les équipes d’assistance locale ainsi que l’ouverture et le suivi des dossiers d’incident auprès de notre fournisseur Microsoft.

Lorsque nous avons mis en place l’infrastructure technique destinée à Office 365, nous avons préconisé un déploiement à l’échelle du Groupe. Cela implique une volumétrie de 160 000 utilisateurs. Il fallait créer une architecture robuste, pour supporter l’ensemble des cas d’usage fonctionnels. C’était complexe, mais cela nous a permis d’être totalement libres dans le déploiement. Car nous avons choisi, avec l’équipe Digital, un mode peu commun, à savoir un déploiement viral, donc progressif, sans pousser les outils vers les utilisateurs, mais plutôt en les leur proposant en réponse à leurs demandes.

Bien que le projet soit éminemment technique à la base, il a évolué sur la voie d’une transformation managériale. Au-delà de l’aspect technique, nous souhaitons porter un projet de transformation totalement transverse au Groupe.

Le simple fait de mettre à disposition un outil ne suffit pas pour que les salariés l’adoptent. Des millions d’applications sont disponibles dans Apple Store, pourtant, elles ne sont pas toutes massivement utilisées.

C’est la communauté qui s’est construite autour de l’application qui compte le plus. Ainsi, une bonne application doit pouvoir permettre aux gens de changer leur manière d’être ensemble, et de créer de nouveaux liens en même temps que de nouveaux usages. Office 365 favorise la transformation des processus existants, ce qui nous rend plus efficace dans le travail, à condition de travailler aussi autour de ces nouveaux liens.

Pour nos équipes, ce rapprochement est la concrétisation d’un mode de fonctionnement existant, que nous vivons depuis déjà un an. Nous apportons chacun nos points forts et nos compétences au programme, et cette complémentarité est un atout majeur pour la réussite de ce type de projets.

Et pour la suite, ce qui m’intéresse le plus, c’est de voir comment nous allons travailler à l’extension de l’utilisation de ces outils digitaux dans des processus ou application métier, au plus proche du cœur de métier de SNCF.